Rendezvény árajánlat minta: catering, terem, technika és felszolgálás fős áron, előleggel és lemondási feltételekkel, kitöltött példával
Egy rendezvény vagy catering árajánlatban hat dolognak kell szerepelnie: a fős árnak (étel és ital külön), a helyszínnek és a technikának, a felszolgáló személyzetnek, az eszközöknek, az előlegnek és a lemondási feltételeknek, valamint annak, hogyan számolsz, ha változik a létszám. Az alábbi kitöltött minta egy 80 fős céges évzáró vacsorát mutat teremmel, technikával, DJ-vel, büfévacsorával és italcsomaggal: összesen 3 255 000 Ft + áfa, azaz bruttó 4 133 850 Ft, ami nettó kb. 40 688 Ft egy főre.
Rendezvénynél a végösszeg a létszámon múlik, és az ügyfél a létszámot ritkán tudja pontosan előre. Ezért a minta a fős tételeket külön blokkba teszi, a feltételekben pedig leírja, meddig és mennyivel változhat a létszám.
Mit tartalmazzon egy rendezvény vagy catering árajánlat?
Egy rendezvényes ajánlatban az ügyfél egyszerre több szolgáltatást vesz meg, ezért a tételeket érdemes blokkokba rendezni.
Fős árak külön sorban. Fogadóital, vacsora, italcsomag, éjféli falatok. A szervező így könnyen kiszámolja, mi változik, ha 10 fővel kevesebben jönnek.
Fix tételek. Terem, technika, DJ, kiszállítás. Ezek a létszámtól függetlenek, és ezt érdemes ki is mondani az ajánlatban.
Időtartam. A teremnél, a személyzetnél és az italcsomagnál írd le, meddig tart. A „18:00–24:00” egyértelmű, a „vacsora után” nem az.
Menü vagy menüjavaslat. Ha a menü még nem végleges, írd rá, hogy a fős ár a megadott menüszerkezetre vonatkozik, és hogy az ételallergiás vagy vegetáriánus vendégeket külön kéred jelezni.
Előleg, létszám, lemondás. Ez a három dönti el, ki viseli a kockázatot, ha valami közbejön. Lent külön szakaszban foglalkozunk vele.
Kitöltött rendezvény árajánlat minta (céges évzáró, 80 fő)
A cégek, címek és árak kitaláltak, a minta szemléltetésre szolgál. A te környékeden az árak eltérhetnek. Az alábbi minta szerkeszthető formában, PDF-ként is elküldhető az Ajánlatrában.
Ajánlattevő: Példa Rendezvény és Catering Kft. · 1095 Budapest, Példa utca 7. · Adószám: 24681357-2-43 Megrendelő: Minta Logisztika Zrt. · 1239 Budapest, Teszt út 30. Ajánlat száma: RE-2026-077 · Kelt: 2026. október 22. · Érvényes: 2026. november 5-ig
Rendezvény: céges évzáró vacsora 80 főre, 2026. december 11-én (péntek) 18:00–24:00, a Példa Rendezvényház nagytermében (1095 Budapest, Példa utca 9.), kerek asztalos ültetéssel.
| # | Tétel | Menny. | Egység | Egységár | Összeg |
|---|---|---|---|---|---|
| A | Helyszín és technika | ||||
| A1 | Rendezvényterem 120 főig, 18:00–24:00, bepakolás 15:00-tól | 1 | alkalom | 380 000 Ft | 380 000 Ft |
| A2 | Hangtechnika 2 vezeték nélküli mikrofonnal, projektor, vászon, technikus | 1 | alkalom | 160 000 Ft | 160 000 Ft |
| A3 | DJ 19:00–24:00 | 1 | alkalom | 150 000 Ft | 150 000 Ft |
| B | Étel és ital | ||||
| B1 | Fogadóital (pezsgő vagy alkoholmentes koktél) | 80 | fő | 1 500 Ft | 120 000 Ft |
| B2 | Büfévacsora: 2 leves, 4 főétel, köretek, salátabár, 3 féle desszert | 80 | fő | 14 500 Ft | 1 160 000 Ft |
| B3 | Italcsomag 18:00–24:00: bor, sör, üdítő, ásványvíz, kávé | 80 | fő | 9 500 Ft | 760 000 Ft |
| B4 | Éjféli falatok: mini szendvics, pogácsa | 80 | fő | 1 800 Ft | 144 000 Ft |
| C | Személyzet és eszközök | ||||
| C1 | Felszolgáló személyzet (6 fő × 8 óra) | 48 | óra | 5 000 Ft | 240 000 Ft |
| C2 | Porcelán, evőeszköz, poharak, abrosz, szalvéta | 80 | fő | 1 200 Ft | 96 000 Ft |
| C3 | Kiszállítás, tálalókonyha, helyszíni melegítés | 1 | alkalom | 45 000 Ft | 45 000 Ft |
| Összesen (nettó) | 3 255 000 Ft | ||||
| ÁFA 27% | 878 850 Ft | ||||
| Fizetendő (bruttó) | 4 133 850 Ft |
Nem tartalmazza: a dekorációt és a virágokat, a fotóst, a 24:00 utáni hosszabbítást (óránként 120 000 Ft + áfa, ital és személyzet), a vendégek parkolását és az italcsomagon felüli tételeket (koktélpult, prémium párlatok).
Feltételek:
- Előleg: a megrendeléskor a bruttó végösszeg 30%-a, 1 240 155 Ft, előlegszámla alapján, 8 napos fizetési határidővel. Az időpontot az előleg beérkezésével foglaljuk le.
- Létszám: a végleges létszámot 2026. november 27-ig kérjük megadni. A megadott 80 főhöz képest legfeljebb 10%-os csökkenést fogadunk el, ennél kevesebb fő esetén is legalább 72 fő fős tételeit számlázzuk. Létszámnövelés a terem kapacitásáig lehetséges, a fős egységárakon.
- Lemondás: a rendezvény előtt 60 napon túl díjmentes, az előleget visszautaljuk. 59–21 nappal előtte lemondási díjként az előleg összegét számlázzuk. 20–8 nappal előtte a bruttó végösszeg 60%-át, 7 napon belül 100%-át számlázzuk.
- Végszámla: a rendezvény után, a tényleges létszám és a helyszínen rendelt többlettételek alapján, 8 napos fizetési határidővel. Az előleget beszámítjuk.
- Allergia és különleges étrend: a vegetáriánus, gluténmentes és laktózmentes adagok számát a végleges létszámmal együtt kérjük.
Hogyan kezeld az előleget, a lemondást és a létszámváltozást?
Rendezvénynél a beszerzés, a személyzet beosztása és a terem lefoglalása napokkal vagy hetekkel a rendezvény előtt megtörténik. Ha az ügyfél az utolsó héten lemond, ezek a költségek már a tieid. Ezt három feltétellel kezeled.
Előleg. A bevett megoldás, hogy az időpontot az előleg beérkezésével foglalod le. Cég megrendelőnél az előlegről előlegszámlát állítasz ki, az áfát a pénz beérkezésekor kell megfizetned, a végszámlában pedig beszámítod. Ha az előleg helyett foglalót kérsz, annak más a jogi következménye: a polgári jog szerint a foglalót adó fél elveszti a foglalót, ha miatta hiúsul meg a szerződés, a foglalót kapó fél pedig a kétszeresét fizeti vissza, ha ő a felelős. A foglaló az áfa szempontjából ugyanúgy kezelendő, mint az előleg. Hogy melyiket választod, azt egyeztesd a könyvelőddel.
Lemondási lépcsők. Írd le napra pontosan, mikor mennyit kell fizetni, ahogy a fenti mintában. A lépcsőket a saját költségeidhez igazítsd: mikor kötöd le a termet, mikor rendeled meg az alapanyagot, mikor osztod be a személyzetet.
Létszám. Adj végső határidőt a létszám leadására, és mondd ki, mennyi lehet a csökkenés. A mintában ha a 80 főből csak 72 jön, a számla így alakul: nettó 3 027 000 Ft, áfa 817 290 Ft, bruttó 3 844 290 Ft. Ha ennél is kevesebben jönnek, akkor is 72 fő fős tételeit számlázod.
Mennyibe kerül egy céges rendezvény? Példaárak a mintából
A táblázat nettó árai a fenti minta kitalált árai, a nagyságrend szemléltetésére szolgálnak. A saját áraidat a beszerzési áraidból és a környékbeli piacból számold:
| Tétel | Nettó példaár |
|---|---|
| Büfévacsora (2 leves, 4 főétel, desszert) | 14 500 Ft/fő |
| Italcsomag 6 órára | 9 500 Ft/fő |
| Fogadóital és éjféli falatok együtt | 3 300 Ft/fő |
| Étel és ital összesen | 27 300 Ft/fő |
| Felszolgáló | 5 000 Ft/óra |
| Eszközök (porcelán, pohár, textil) | 1 200 Ft/fő |
| Teljes rendezvény teremmel, technikával, DJ-vel | kb. 40 688 Ft/fő |
Mennyi áfa van a rendezvényen és a cateringen?
Rendezvényi étkeztetésnél és cateringnél 27%-os áfával számolj, ahogy a fenti mintában. Sokan az éttermi 5%-os kulcsra gondolnak, de a NAV 2023/7. számú adózási kérdése szerint a rendezvényi étkeztetés (TESZOR 56.21) nem tartozik a kedvezményes kulcs alá. Az 5% az étkezőhelyi vendéglátásban, helyben fogyasztott ételre és helyben készített, alkoholmentes italra vonatkozik, az alkoholos ital ott is 27%.
Ha teremmel, technikával és étellel együtt egy teljes rendezvényt adsz el, a NAV 2022/7. számú adózási kérdése szerint ez egyetlen összetett szolgáltatás, és minden elemével együtt 27%-os áfa alá esik. Ilyenkor a számlán alapvetően egy ügyletként kell feltüntetni, a tételek árát tájékoztatásul mellé írhatod. Az ajánlatban viszont nyugodtan bontsd tételesen, ahogy a mintában, mert a szervező ebből tud dönteni.
Ha alanyi adómentes vagy (2026-ban 20 millió forint éves bevételig választható), egyetlen összeget írj, alá pedig: „Alanyi adómentes vállalkozó vagyok, az összeg áfát nem tartalmaz.” Egy 80 fős céges rendezvény önmagában is milliós tétel, ezért ezt a határt rendezvényes cégnél hamar eléred. Kétes esetben, például ha szállás is van a csomagban, egyeztess a könyvelőddel. A munkadíj és az anyag áfájáról általánosan a munkadíj, anyagköltség és áfa cikkben írtunk.
Ha az ügyfél alkudni próbál, ebben a cikkben találsz érveket: mit mondj, ha drágállja az ügyfél. Más szakmák kitöltött mintáit az árajánlat minta oldalon gyűjtöttük össze.
Hogyan készíts rendezvényes ajánlatot gyorsabban?
Az Ajánlatra egy magyar, hangalapú árajánlat-készítő webes alkalmazás vállalkozóknak: a tételeket bediktálod vagy begépeled, és kész, arculatos ajánlat lesz belőle, amit az ügyfél egy gombbal elfogadhat. Havi 3 ajánlat ingyenes.
A gyakori tételeidet (büfévacsora fős áron, italcsomag, felszolgáló óradíjjal, eszközbérlés) egyszer elmented sablonként a saját áraiddal, utána a szervezővel folytatott egyeztetés végén csak bediktálod a létszámot és a választott tételeket. Ha van árlistád vagy menükártyád Excelben vagy PDF-ben, importálhatod. Az ajánlat a saját logóddal és cégadataiddal készül el, a megrendelő e-mailben PDF-ben, SMS-ben vagy WhatsAppon linken kapja meg, és egy gombbal elfogadhatja. Külföldi ügyfélnek angolul vagy németül, euróban is elkészíted. Az áfát tételenként a választott kulccsal vagy alanyi adómentesként számolja.
Az Ajánlatra főoldalán regisztráció nélkül is kipróbálhatod.
Gyakori kérdések
Mit kell tartalmaznia egy rendezvény árajánlatnak?
Egy rendezvény árajánlatnak tartalmaznia kell a fős tételeket (étel, ital), a fix tételeket (terem, technika, kiszállítás), a személyzetet, az eszközöket, az időtartamot, valamint az előleg, a létszámváltozás és a lemondás feltételeit. Ehhez jönnek a szokásos adatok: felek, időpont, helyszín, érvényesség.
Mennyibe kerül egy 80 fős céges rendezvény?
Egy 80 fős céges rendezvény ára a menütől, az italcsomagtól és attól függ, kell-e terem és technika. A mintában teremmel, technikával, DJ-vel, büfévacsorával és italcsomaggal 3 255 000 Ft + áfa, nettó kb. 40 688 Ft egy főre, kitalált, szemléltető árakkal.
Mennyi az áfa a cateringen?
Rendezvényi étkeztetésnél és cateringnél 27% az áfa, mert a NAV szerint a rendezvényi étkeztetés nem tartozik az éttermi 5%-os kulcs alá. Ha teremmel és technikával együtt teljes rendezvényt adsz el, az egyetlen összetett szolgáltatásként szintén 27%-os.
Mennyi előleget kérjek egy rendezvényre?
Az előleg mértékét szabadon megállapodhatjátok; a mintában a bruttó végösszeg 30%-a, és az időpontot az előleg beérkezésével foglalod le. Áfás vállalkozóként az előleg áfáját a pénz beérkezésekor kell megfizetni, cég megrendelőnek előlegszámlát állítasz ki róla.
Hogyan írjam le a lemondási feltételeket?
Írd le napra pontosan, mikor mennyit kell fizetni lemondás esetén, például 60 napon túl díjmentes, 59–21 nap között az előleg összege a lemondási díj, 7 napon belül a teljes összeget számlázod. A lépcsőket ahhoz igazítsd, mikor kötöd le a termet, az alapanyagot és a személyzetet.
Kapcsolódó cikkek
Árajánlat minta 2026: kitöltött példa és letölthető sablon (Word, Excel, PDF)
Ingyenes árajánlat minta magyar vállalkozóknak: kitöltött példa tételekkel, letölthető Word, Excel és PDF sablon, és a leggyakoribb hibák, amiket a vállalkozók a leggyakrabban elkövetnek.
Árajánlat, díjbekérő, előlegszámla, végszámla: mi a különbség, és mikor melyik kell?
Árajánlat, díjbekérő (proforma), előlegszámla és végszámla: mi a különbség, melyik után van áfa, melyiket kell jelenteni a NAV-nak, és mi a helyes sorrend.
Munkadíj, anyagköltség és áfa az árajánlatban: hogyan bontsd, hogy ne legyen vita
Hogyan tüntesd fel a munkadíjat és az anyagköltséget az árajánlatban, mikor kell külön írni, mi a helyzet az áfával, az alanyi adómentességgel és a fordított áfával. Példával.
Fotós árajánlat minta: esküvői fotó és videó csomag órákkal, képszámmal, felhasználási joggal és foglalóval, kitöltött példával
Fotós árajánlat minta: esküvői fotó- és videócsomag órákkal, képszámmal, utómunkával, felhasználási joggal, foglalóval, plusz céges videó ajánlat.