Árajánlat, díjbekérő, előlegszámla, végszámla: mi a különbség, és mikor melyik kell?

Egy munka alatt jellemzően négy papír készül, és a vállalkozók jelentős része nem tudja pontosan, melyik mit jelent. Pedig a különbség lényeges: az egyik után áfát kell fizetned, a másik után nem, az egyiket jelenteni kell a NAV-nak, a másikat nem. Nézzük sorban.

A négy dokumentum egy mondatban

Árajánlat: az alku rögzítése

Az árajánlat nem bizonylat, hanem jognyilatkozat. Leírod, mit, mennyiért és milyen feltételekkel vállalsz; ha az ügyfél elfogadja, a Polgári Törvénykönyv szerint létrejön a szerződés. Nem jár vele áfa, nem kell könyvelni, nem kell jelenteni. Formája nincs előírva, tartalma van, amit érdemes betartani: erről szól a Hogyan írjak árajánlatot? cikk, kitöltött példát pedig az árajánlat minta oldalon találsz.

Amire figyelj: az árajánlat nem "proforma számla". A kettőt gyakran keverik, de a proforma a díjbekérő nemzetközi neve, tehát fizetési felhívás, nem ajánlat.

Díjbekérő: fizetést kérsz, bizonylat nélkül

Az ügyfél elfogadta az ajánlatot, te 30% előleget kértél. Hogyan kéred be? Díjbekérővel. A díjbekérő (más néven proforma számla vagy díjértesítő) egy fizetési felhívás, amin szerepel az összeg, a bankszámlaszám, a fizetési határidő, és az, hogy mire vonatkozik.

A lényeg, amiért érdemes használni: a díjbekérő nem számviteli bizonylat, nem keletkeztet áfafizetési kötelezettséget, és nem kell beküldeni a NAV Online Számla rendszerébe. Ha az ügyfél végül nem fizet, nincs teendőd: nem kell sztornózni, mert nem volt bizonylat. Ha kifizeti, akkor jön a következő lépés.

Mit írj rá? Egyértelműen azt, hogy "Díjbekérő", sose azt, hogy "számla". Érdemes odaírni, hogy áfa-visszaigénylésre nem jogosít, és hogy a számlát a fizetés beérkezése után állítod ki.

Proforma számla: mit jelent, és ugyanaz-e, mint a díjbekérő?

A proforma számla a díjbekérő másik, régebbi neve: fizetési felszólítás, amit a vállalkozó a teljesítés vagy az előleg befizetése előtt küld, hogy a megrendelő tudja, mennyit és hová utaljon. A „pro forma” latin kifejezés, azt jelenti, „a forma kedvéért”. Az áfatörvény szerint a proforma számlának nevezett irat nem minősül számlának, ezért nincs utána áfafizetési kötelezettség, nem kell beküldeni a NAV Online Számla rendszerébe, és a megrendelő sem tudja vele levonni az áfát vagy elszámolni a költséget.

A gyakorlatban érdemes a „Díjbekérő” címet használni, mert a „számla” szó a fejlécben félrevezető, a könyvelő vagy az ügyfél könnyen valódi számlának nézi. Írd rá jól láthatóan: „Ez a dokumentum nem minősül számlának. A befizetésről a jogszabályok szerinti számlát állítunk ki.” Ha a pénz megérkezett, azonnal jön a következő lépés: előleg esetén az előlegszámla, a munka végén a végszámla.

Nemzetközi kereskedelemben a pro forma invoice ennél tágabb fogalom: vámkezelésnél és banki ügyeknél is használják az áru értékének előzetes igazolására. Belföldi szolgáltatásnál, ajánlat után ez a szerepe nincs meg, ott egyszerűen díjbekérő.

Előlegszámla: a pénz megjött, kell a bizonylat

Amikor az előleg megérkezik a számládra, az áfatörvény 59. §-a szerint számlát kell adni róla, és ezzel adófizetési kötelezettséged keletkezik: az előleg bruttó összegnek számít, tehát tartalmazza az áfát. Ez az előlegszámla. A díjbekérő tehát nem váltja ki az előlegszámlát, csak megelőzi.

Két fontos részlet:

• Előlegnek az számít, amit a teljesítés előtt, a szerződés alapján, az ellenértékbe beszámítva kapsz. Ha az ügyfél saját döntésből, kérés nélkül utal előre, az adójogilag más megítélés alá eshet; ilyenkor kérdezd a könyvelőd.
• Alanyi adómentesként nincs áfád, de a bizonylatadási kötelezettség attól még fennáll: az előlegről ilyenkor is számlát kell adni.

Végszámla: elszámolás a munka végén

A teljesítés után kiállítod a végszámlát, amin az összes tétel szerepel, és az előleg negatív tételként levonva. A különbözet a még fizetendő összeg. A végszámlára a számla kötelező tartalmi elemei vonatkoznak, és be kell küldeni a NAV Online Számla rendszerébe, ahogy az előlegszámlát is.

A helyes sorrend egy építőipari munkánál

1. Felmérés → árajánlat. Tételesen, érvényességgel, feltételekkel. (Építőipari minta)
2. Elfogadás. Az ügyfél aláírja vagy online elfogadja. Nagyobb munkánál írásos kivitelezési szerződés is.
3. Díjbekérő az előlegről. Az ajánlatban rögzített százalékra, fizetési határidővel.
4. Előleg beérkezik → előlegszámla. A beérkezés napjával.
5. Teljesítés → végszámla. Az előleg levonásával.

Ha az ügyfél a díjbekérőt nem fizeti ki, a 4–5. lépés nem indul el, és nincs adminisztrációs következménye. Ez az a pont, ahol sok vállalkozó feleslegesen ad ki előlegszámlát fizetés előtt, aztán sztornózhat.

Gyakori hibák

"Számla" felirat a díjbekérőn. Ettől bizonylattá válik, áfa- és jelentési kötelezettséggel. A díjbekérőn mindig a "Díjbekérő" szó szerepeljen.

Előlegszámla a pénz beérkezése előtt. Az előlegszámla teljesítési dátuma a pénz beérkezésének napja; ha előre állítod ki, rossz dátummal vallasz áfát.

Az árajánlat sorszáma nem jelenik meg a díjbekérőn. Hivatkozz rá ("az AJ-2026-0042 sz. ajánlat 30%-os előlege"), így az ügyfél és a könyvelőd is tudja, mihez tartozik.

Végszámla az előleg levonása nélkül. Így kétszer számlázod ugyanazt.

Mi készül az Ajánlatrában, és mi nem?

Az Ajánlatra az első lépésre való: a tételes, arculatos árajánlatot diktálással készíted el, az ügyfél online elfogadja, és látod, mikor nyitotta meg. A díjbekérőt, előlegszámlát és végszámlát a számlázóprogramodban állítod ki (például Billingo vagy Számlázz.hu), az elfogadott ajánlat tételeit egyszerűen átmásolva. Az ajánlaton így minden szám ott van, amit a számlához később használnod kell.

Havi 3 ajánlat ingyenes, a főoldalon regisztráció nélkül kipróbálhatod.

Ez a cikk általános tájékoztatás, nem adótanácsadás. A saját helyzetedről egyeztess a könyvelőddel.