Elküldted az árajánlatot, nem válaszol az ügyfél? Így kövesd utána, kész üzenetekkel

Ha az ügyfél nem válaszol az árajánlatra, keresd meg háromszor: 2–3 nap múlva egy rövid üzenettel, egy hét múlva telefonon, és az érvényesség lejárta előtt egy lezáró üzenettel. Ha a harmadik megkeresésre sem jön válasz, engedd el, de jegyezd fel, mert fél év múlva még aktuális lehet. A telefon időzítésében sokat segít, ha látod, megnyitotta-e az ajánlatot.

A hallgatás ritkán jelent elutasítást, mégis sok vállalkozó két hét várakozás után leírja az ügyfelet. Lent kész üzenetszövegeket is találsz mindhárom lépéshez.

Miért nem válaszol az ügyfél az árajánlatra?

Az ügyfél leggyakrabban azért hallgat, mert meg sem nyitotta az ajánlatot, más ajánlatokra vár, egyeztet valakivel, drágának találta, vagy egyszerűen elfelejtette. Részletesen:

• Meg sem nyitotta. Spambe ment a levél, vagy elveszett a többi között.
• Még vár más ajánlatokra. Három vállalkozót hívott ki, a harmadik még nem küldte el az övét.
• Egyeztet a párjával, a családdal, a főnökével. Egy fürdőszoba-felújításról ritkán dönt egy ember.
• Drágának találta, és kínos megmondania. Inkább nem válaszol.
• Egyszerűen elfelejtette. Közbejött egy beteg gyerek, egy munkahelyi határidő.

Ebből négy esetben egy jól időzített üzenet segít. Csak az ötödiknél kell elengedni, és azt sem az első csend után.

Honnan tudod, hogy az ügyfél megnyitotta az árajánlatot?

PDF csatolmánynál nem tudod, linken küldött ajánlatnál viszont igen, ha a rendszer méri a megnyitást; az Ajánlatra például mutatja, ha az ügyfél megnyitotta az ajánlatot.

Ez két dologban segít:

1. Ha nem nyitotta meg, valószínűleg nem kapta meg vagy elsikkadt. Ilyenkor ne a döntésről kérdezz, csak arról, megérkezett-e.
2. Ha megnyitotta, de nem válaszol, olvasta, gondolkodik rajta. Ilyenkor egy segítő kérdés vagy egy telefon a legjobb, lehetőleg még aznap vagy másnap, amíg friss.

Mikor és hányszor keresd az ügyfelet az árajánlat után?

Általában három megkeresés elég: a 2–3. napon, a 7. napon és az érvényesség lejárta előtt 2–3 nappal. Egy bevált ütemezés, amit a saját munkáidhoz igazíthatsz:

Három megkeresés általában elég. Egy-kétszeri rákérdezés után sokan feladják, pedig a döntés sokszor éppen a második-harmadik üzenet után születik meg. Ennél többször viszont már tolakodónak hat. Az érvényesség itt is segít: ha az ajánlatban szerepel a határidő, van természetes oka az utolsó üzenetnek. Hogy mennyi legyen az érvényesség, azt itt írtuk le.

Mit írj az árajánlat után? Kész üzenetszövegek

Az első üzenetben csak azt kérdezd meg, megérkezett-e az ajánlat, a másodikban ajánld fel a módosítást, az utolsóban jelezd, hogy lezárod. A szövegek magázók, igazítsd őket a saját stílusodhoz.

1. Rövid rákérdezés (2–3. nap)

„Jó napot, Kovács Úr! Nagy Gábor vagyok, a burkoló. Kedden küldtem a fürdőszoba ajánlatát, csak szeretném megkérdezni, megérkezett-e rendben. Ha bármi kérdése van, hívjon nyugodtan.”

Nem kérdezel rá a döntésre, nem sürgetsz. Csak jelzed, hogy ott vagy.

2. Segítő kérdés (7. nap)

„Jó napot, Kovács Úr! Átnézte esetleg az ajánlatot? Ha valamelyik tételt másképp képzelte, vagy az anyagválasztáson szeretne változtatni, szívesen átdolgozom. A december eleji kezdést egyelőre még tudom tartani.”

Ez az üzenet könnyű kiutat ad annak, akinek drága volt: nem kell kimondania, elég annyit írnia, hogy „a csempén lehetne spórolni?”. A kezdési időpont említése pedig finoman jelzi, hogy a naptárad telik.

3. Telefonon

Ha felveszi: „Csak azért hívom, hogy megkérdezzem, átnézte-e az ajánlatot, és van-e kérdése. Van, amit átbeszéljünk?” Utána hallgass, és hagyd beszélni. A telefonban sokkal több kiderül, mint egy üzenetből: hogy vár még ajánlatra, hogy a felesége mást szeretne, vagy hogy drága.

4. Utolsó üzenet, lezárás

„Jó napot, Kovács Úr! A fürdőszoba ajánlata november 15-én lejár, és a decemberi időpontot addig tudom fenntartani. Ha most nem aktuális, semmi gond, lezárom. Ha később mégis szeretné, szóljon, és frissítem az árakat.”

Ez az üzenet gyakran hozza meg a választ, mert világos, udvarias, és nem kényszerít semmire. Aki igent akar mondani, az ilyenkor jelentkezik. Aki nemet, az is sokszor megírja, és legalább tudod, hányadán állsz.

Üzenet, e-mail vagy telefon?

Az első rákérdezésre az SMS vagy a WhatsApp a legjobb: rövid, a telefonján azonnal látja, és nem kell rá hosszan válaszolnia. A második körben érdemes telefonálni, mert egy beszélgetésből kiderül, mi tartja vissza. Ha nem veszi fel, ne hívd ötször egymás után; küldj utána egy rövid üzenetet, hogy kerested, és mikor érhet el. Az utolsó, lezáró üzenetet írhatod e-mailben is, főleg céges megrendelőnél, ahol a levelet továbbítani is tudják a döntéshozónak. Bármelyiket választod, mindig írd bele a neved és a munka megnevezését, mert az ügyfél a telefonjában nem biztos, hogy elmentett.

Mit csinálj, ha az ügyfél drágának találja az ajánlatot?

Ne engedj azonnal az árból: kérdezd meg, mihez képest drága, és mi az, ami neki a legfontosabb. Sokszor elég egy tételt kivenni vagy olcsóbb anyagot ajánlani. Erről részletesen a drágálló ügyfélről szóló cikkben írtunk, kész válaszokkal.

Mikor engedd el az ügyfelet?

Engedd el, ha a harmadik megkeresésre sem válaszol, ha lejárt az ajánlat érvényessége és nem kért hosszabbítást, vagy ha egyértelműen nemet mondott, még ha udvariasan is.

Az elengedés nem jelenti, hogy kitörlöd a telefonodból. Írd fel, ki volt, mire kért ajánlatot, és mikor. Fél év múlva egy rövid üzenet („Tavasszal beszéltünk a fürdőszobáról, aktuális még?”) néha meghozza a munkát, amikor az ügyfél anyagi helyzete vagy a terve megváltozott.

Hogyan előzd meg, hogy az ügyfél ne válaszoljon?

Küldd el az ajánlatot még a felmérés napján, írj rendes kísérőszöveget, és a helyszínen mondd meg, mikor jelentkezel. Részletesen:

1. Küldd el gyorsan az ajánlatot. Ha még aznap megkapja, amikor felmérted, sokkal valószínűbb a válasz, mint egy hét múlva. Erről a gyors ajánlatról szóló cikkben írtunk.
2. Írj rendes kísérőszöveget. Egy üres „Csatolom” helyett négy-hat mondat, végösszeggel és következő lépéssel. Kész sablonokat itt találsz.
3. A helyszínen mondd meg, mikor jelentkezel. „Holnap estére küldöm az ajánlatot, és pénteken rácsörgök, hogy van-e kérdése.” Így a pénteki hívás már nem tolakodás, egyszerűen megtartod, amit mondtál.

Hogyan látod, mikor nézte meg az ügyfél az ajánlatot?

Az Ajánlatra egy magyar, hangalapú árajánlat-készítő webes alkalmazás vállalkozóknak: a tételeket bediktálod vagy begépeled, és kész, arculatos ajánlat lesz belőle, amit az ügyfél egy gombbal elfogadhat. Havi 3 ajánlat ingyenes.

Az ajánlatot e-mailben PDF-fel, SMS-ben vagy WhatsAppon linkkel küldöd, és látod, ha az ügyfél megnyitotta. Így tudod, mikor érdemes telefonálni. Az elfogadáshoz az ügyfélnek nem kell visszaírnia vagy kinyomtatnia semmit, és mivel a tételeket a helyszínen bediktálod, az ajánlat még a felmérés napján kimehet.

Az Ajánlatra főoldalán regisztráció nélkül is kipróbálhatod.